Mọi người thường chỉ nhìn thấy phần nổi của bơm vá là những lớp học, nhưng buổi Zoom trực tuyến hay những video được thâu hình sẵn và có một thầy một cô hoặc vài giảng viên nói nói trên nền thật đẹp và được biên tập cắt gọt chuẩn chỉ. Nhưng thực tế thì bơm vá ở những khâu những bước không nhìn thấy mới to bự, tốn thời gian và công sức hơn là những thứ thấy được ở trên. Hôm nay hãy để hắn chia sẻ nhè nhẹ về những công việc ở bên dưới đó cho bạn nghe nhé.

Tìm hiểu nhu cầu chán chê

Để bắt đầu được một lớp học như phần trên của tảng băng thì khâu này có thể gọi là bước đầu tiên cần thực hiện. Nhưng nói là đầu tiên cũng không hoàn toàn đúng, thực ra nó là tầng trệt và còn một tầng hầm nữa ở bên dưới nhưng không phải nơi nào cũng có cũng làm hoặc cũng thực hiện, nên trong câu chuyện chung chung của tảng băng bơm vá ngày hôm nay thì hắn sẽ chỉ nói một chút về tầng hầm này. Đó là việc có những định hướng và mục tiêu chung mà toàn bộ tổ chức cùng hướng tới và họp chốt cuối mỗi năm, Và từ những cái chung đó mới được người bơm vá bẻ nhỏ, cắt ngắn thành những mục tiêu vừa miếng để hiện thực hoá. Với những miếng thành phẩm từ bước trên, thì họ bắt đầu công việc của tầng trệt “Tìm hiểu, khai thác, và rửa sạch làm lộ ra nhu cầu chi tiết và cụ thể” hay nói sang miệng hơn một chút như dân làm Marketing vẫn gọi là đọc hiểu Insight của người muốn học và cần học. Có vô số cách để làm việc này cơ bản là có bảng khảo sát, phóng vấn nhóm, tâm sự riêng, đọc KPI, nhờ tư vấn của trưởng bộ phận hoặc bên nhân sự, quan sát ngắm nghía cách người ta làm việc hàng ngày và cuối cùng là thông qua dữ liệu thu thập được mỗi ngày của các phần mềm quản trị ERP. Mỗi cái thì có một giá trị và tác dụng riêng, và không ai có thể nói cách nào hay hơn, tốt hơn mà chỉ có thể nói là cách này cách kia hợp hơn với bộ phận nào đó thôi.

Lên kế hoạch bơm vá mệt nghỉ

Sau khi đã có đủ dữ liệu từ bước trên thì đây là lúc tổng hợp, đưa ra cái nhìn tổng quan về những thứ đang thiếu lẫn đang thừa và cuối cùng là đề xuất một kế hoạch thực hiện chi tiết. Và cái kế hoạch này sẽ được chỉnh sửa rất nhiều lần trước khi đi vào thực hiện bởi vô số bên, như người quản lý trực tiếp của học viên, người tổ chức khoá học, sếp bự, bộ phận tài chính kế toán thậm chí đôi khi còn đưa qua duyệt trước cho các bên tài trợ cho khoá học như trên tổng, dưới đại lý. Nói chung là phải trải qua bảy bảy bốn mươi chín cửa ải mới đến được khâu tiếp theo là lựa chọn và triển khai.

Chọn A chọn B hay chọn C

Và phải chọn giữa muôn vàn phương án chi tiết, giải pháp thực thi khác nhau cho một hoặc vài vấn đề được khám phá từ bước đầu và đề cập cũng như khai phá, làm rõ, lập kế hoạch ở bước trên. Đó có thể là chọn lựa giảng viên sao cho phù hợp, chọn nội dung kiến thức mà học viên cần, chọn nơi tổ chức sao cho hợp lý về mặt thời gian lẫn khoảng cách, chọn lựa thời lượng sao cho không quá ngắn những cũng chả được dài mà vẫn truyền tải hết những thông điệp với bài học mang tới lớp, rồi chọn cả hình thức và kênh muốn thực hiện nữa như là gặp nhau trực tiếp hay chúng ta chỉ nhìn nhau thông qua Zoom hay Team. Sau khi đã hòm hòm và chốt được giải pháp cuối cùng cũng như liên hệ được với các đối tác cung cấp để có được một cái nhìn tổng thể kèm chi phí rõ ràng hiện ra bằng số những thứ sẽ tiến hành. Giờ là lúc xắn tay xắn chân lên mà làm các bước tiếp theo đã lên kế hoạch và được phân công nhiệm vụ.

Mời chào, truyền thông và gợi mở

Sự thật không phải ai cũng thích đi học, nhất là với người lớn những người mà đang quá bận rộn với công việc và nhiệm vụ mỗi ngày. Thế nên ngoài chuyện chăm chút và đầu tư về mặt nội dung để những khoá học thực sự đem lại lợi ích to nhất cho người tham gia, cụ thể là có thể áp dụng ngay và luôn vào công việc hàng ngày. Thì công tác truyền thông cũng là một trong những mắt xích vô cùng quan trọng để một khoá học đi đến được thành công cuối cùng. Vì nhiều khi nội dung rất hay, giảng viên rất chất, công tác tổ chức cũng vô cùng hoàn hảo nhưng cái kết vẫn rất dở vì do không ai biết tới, nghe tới thậm chí quan tâm tới. Mà việc này cũng nên là quan hệ hai chiều, chứ không phải kiểu cũ rích ta cứ nói còn họ có nghe hay thì hên xui và mặc kệ, giống mấy bộ phim làm ra không ai xem cũng chả chết ai ấy. Truyền thông qua nhiều kênh, liên tục và nhất quán chứ không nên một lần rồi thôi. Và nên có sự hỗ trợ từ các bên liên quan như các trưởng bộ phận có người tham gia học, bộ phận truyền thông nội bộ và đôi khi là cả đoàn thanh niên, tổ an toàn phòng cháy chữa cháy, lẫn hội phụ nữ nếu cần thiết. Ví dụ như các khoá về bình đẳng giới, an toàn lao động hay văn hoá doanh nghiệp.

Điều phối, dẫn dắt và kiểm soát trong lớp học

Đoạn này hắn sẽ không ghi ra chi tiết vì đã nói và sẽ nói rất nhiều về những vấn đề thuộc phạm trù những hoạt động diễn ra trong lớp trên blog này rồi. Hơn nữa đây cũng là phần nổi của tảng băng mà ai cũng nhìn thấy từ trước rồi. Bài viết này sẽ tập trung hơn vào những thứ ít được hoặc chưa từng biểu lộ ra bên ngoài của cái môn thể thao bơm vá này.

Thống kê, báo cáo và hoàn công

Đây là công việc vô cùng quan trọng sau khi khoá học đã kết thúc, không chỉ với các đơn vị cung cấp đào tạo mà chính cả những người đang trực tiếp tham gia vào công tác quản lý đào tạo tại doanh nghiệp. Và người được báo cáo ở đây tất nhiên là các bên liên quan, như sếp bự, bộ phận tài chính kế toán (siêu siêu quan trọng) và các trưởng bộ phận có người tham gia. Chưa kể tới những giấy tờ liên quan tới tiền nong, hoá đơn và chuyện kết thúc hợp đồng với thanh toán cho các đối tác. Nói cung là tuy làm sau, nhưng thực tế là nên chuẩn bị và triển khai từ lúc lập kế hoạch, đừng để xong xuôi hết rồi mới cắp đít đi làm thì lúc ấy dở đấy. Hắn từng rơi vào tình huống này rồi, hoá đơn với thanh toán các kiểu dồn dập gọi vào điện thoại, không khác gì vay nặng lãi mà đến ngày đóng họ.

Hỗ trợ, quan hệ và tạo động lực để ứng dụng vào thực tiễn

Một công việc hay bị bỏ qua lẫn quên loãng. Vì theo đường cong ghi nhớ sau 20 phút khoá học kết thúc cùng với sự căng bụng của những bữa teabreak và nhậu tổng kết thì lượng kiến thức còn lại 60%. Sau 12 tiếng với cơm tối và chuyện vợ chồng, lượng kiến thức còn lại 40%. Sau 24 tiếng còn lại 30%. Sau một tuần nếu ít áp lực và một chút may mắn thì còn khoảng 20 đến 25%. Và sau một tháng, nếu không được nhắc thì chắc học viên nhớ hôm đi học là ngày đi làm bình thường hoặc hôm đó tui nghỉ mà học hành gì đâu 😂 Thế nên việc nhắc lại, hỗ trợ ghi nhớ cũng như có một vài hoạt động củng cố kiến thức đã học vô cùng quan trọng và cần thiết. Rồi thì nhớ lại là một chuyện, nhưng có áp dụng những thứ đã học vào công việc hàng ngày hay không lại là một vấn đề khác. Và vấn đề này cần sự quan tâm, thúc đẩy, cộng tác và bật đèn xanh với gật đầu từ người quản lý trực tiếp. Vì nếu không thì một người học về phương pháp viết báo cáo theo phương pháp mới, về sếp lại nhẹ nhàng mắt hình viên đạn và thủ thì “Viết kiểu cũ cho tôi dễ đọc” thì tất cả bằng công cốc hết.

Đánh giá lại sau một khoảng thời gian

Để đảm bảo rằng những hoạt động thúc đẩy, nhắc lại và quan hệ thật sâu với cấp quản lý ở trên đem lại kết quả. Người học lưu giữ được những phần quan trọng nhất của kiến thức đã học và tự tin để áp dụng nó vào các nhiệm vụ hàng ngày được giao. Cũng như kiểm tra xem những tác động tích cực lẫn tiêu cực của khoá học tới năng suất, cũng như thái độ làm việc của người đó. Rồi thì còn đánh giá tổng quan về những kết quả mà người đó đem lại sau khoá đào tạo, đặng còn thống kê làm bằng chứng về lợi ích của bơm vá, còn xin tiếp ngân sách cho năm sau nữa chứ.

Xếp gạch tiếp cho những lần bơm sau

Đó là sự chuẩn bị về mặt tinh thần, kế hoạch, truyền thông cũng như những dữ liệu cần thiết cho những đợt bơm vá tiếp. Có thể ngay sau đó, có thể vài tuần sau và cũng có thể vài tháng, thậm chí là rất lâu lâu về sau nếu doanh nghiệp, tổ chức gặp khó khăn, khủng hoảng hoặc việc đào tạo không mang lại hiệu quả, người làm bơm vá không phù hợp, cần thay người khác, cho ông bơm vá cũ xếp thùng ra đi hoặc chuyển nhiệm vụ. Nói chung là càng làm tốt bước chuẩn bị này thì khi quay lại một vòng bơm vá mới ở bước đầu tiên càng thuận lợi và hanh thông.

Một vài những công việc phía trên, chưa phải là toàn bộ những thứ mà một người làm bơm vá sẽ thực hiện, cũng như chưa thể hiện hết phần chìm của tảng băng bơm vá. Nhưng cũng phần nào làm rõ và mô tả một chút để bạn đọc chơi, nếu có thời gian và cơ hội hắn sẽ kể thêm, lẫn làm rõ thêm, chi tiết hơn về những phần đã kể phía trên. Cụ thể từng công việc sẽ tiến hành ra sao, cần nguồn lực gì nhé. Xin chào và hẹn gặp lại trong những trang nhật ký tiếp của hắn về bơm vá.