Hắn đã từng sống chết với Keep vì tính đơn giản, thuận tiện và đồng bộ siêu đỉnh cùng các ứng dụng khác của Google. Cũng đã từng tiết kiệm từng MB để lưu trữ những thông tin quan trong trên Evernote với mức phí thuê thêm siêu đắt. Và cũng bao lần ăn chả ăn nem với những ứng dụng ghi chú mới và nổi như Milanote hay Notion gần đây. Nhưng quanh đi quẩn lại hắn lại vẫn về với chân ái – Onenote. Lý do thì nhiều lắm nhưng cơ bản là vì những ưu điểm của em nó mà hắn sẽ liệt kê dần trong bài này để bạn có cơ sở cùng sử dụng và thích em nó giống hắn nhé.

Đầu tiên cần làm rõ tác dụng của việc ghi chú. Nhiều người nhầm tưởng hành động này có công dụng chính là để ghi nhớ và nhắc lại khi cần thiết. Nhưng thực tế đây chỉ là một trong những tác dụng mà ghi chú đem lại, thậm chí đây còn bị xếp gần cuối về những ưu điểm của việc ghi chép. Ai đã từng đọc Harry Potter chắc sẽ không còn lạ lẫm hình ảnh chiếc chậu tưởng ký của giáo sư Albus Dumbledore với công hiệu rót từng sợi ký ứng trong não vào đây và xem lại khi cần thiết cũng như kết nối những dữ liệu trong quá khứ với nhau thành một dòng suy tưởng thống nhất, thì việc ghi chú cũng có những tác dụng tương tự, cụ thể là:

• Làm trống tư duy, giúp những suy nghĩ và ý tưởng khác tràn vào. Với hắn đây là tính năng quan trọng nhất mà ghi chú mang lại. Nhiều người nói rằng bộ não con người là vô hạn, là một bộ siêu máy tính đẳng cấp thế giới nhưng thực tế là dù có vô hạn tới đâu mà không được quản lý và phân luồng tốt thì để tìm được dữ liệu cũ cũng vô cùng khó khăn chứ chưa nói tới việc sử dụng chúng. Nên với hắn muốn nghĩ cái gì mới thì phải viết ra những cái cũ và làm trống bộ nhớ trước đã. Sau đó thì những ý tưởng sáng tạo mới tràn vô để mà quậy.
• Hệ thống hoá được những thứ đã ghi nhớ trong đầu là tác dụng thứ hai mà việc ghi chép mang lại. Có những thứ nằm trong đầu thì cực kỳ hỗn loạn và tản mác, nhưng nếu được ghi chép ra một cách cẩn thận, chi tiết kết hợp với một vài phương pháp đặc thù kiểu bản đồ tư duy thì sẽ đem lại hiệu quả cực kỳ lớn. Dữ liệu được sắp xếp và phân nhóm rõ ràng sẽ giúp bạn tìm lại cũng như sử dụng chúng về sau trơn chu mượt mà hơn.
• Để ghi nhớ. Tất nhiên rồi, dù bạn có là một tay phú hộ trong làng siêu trí tuệ thì việc ghi nhớ hàng triệu thông tin mỗi ngày cũng là điều khó khăn. Vậy thì ngại gì mà không ghi chép ra để còn lục lại sau này dùng cho những lúc cần.
• Giảm stress. Vâng bạn không đọc lầm đâu, theo rất nhiều quyển sách về chủ đề Mindfulness hắn đã ngâm cứu qua thì ghi chép là một trong những thần dược làm mềm tâm hồn và giải toả những áp lực hàng ngày trong công việc lẫn cuộc sống. Thế nên hắn rất thích viết lách, thích ghi chép và thích xả lũ 😂

Từ tất cả những hiệu quả phía trên, có thể thấy ghi chú vô cùng quan trọng và mang lại giá trị không cần bàn cãi nữa. Nhưng để chọn cho bản thân một công cụ tốt, đầy đủ tính năng và quan trọng nhất là hợp với thói quen làm việc của riêng từng người thì lại khá khó. Thế nên bài giới thiệu và ca ngợi Onenote ngày hôm nay có thể tốt cho bạn, nhưng cũng có thể chỉ là vài trăm chữ nói lung tung của một tay dùng quen app này chém ra, còn với bạn những công cụ ghi chú khác mới là chân ái cơ.

Thôi nói dài vậy là đủ rồi giờ nhảy vào những gì mà em Onenote này mang lại cho hắn nha:

Tích hợp tốt với họ hàng nhà cửa sổ

Đây có lẽ là tính năng ăn tiền nhất của Onenote, đơn giản vì cùng cha cùng ông nội với các sản phẩm khác nhà cửa sổ, nên mặc nhiên được ăn sâu bám rễ vào thanh menu của các ứng dụng đó và tất nhiên là được hỗ trợ tận răng từ Word, Excel, Powerpoint tới cả ông em mới nổi gần đây là Edge. Không hề có sự mất tương thích hay là gõ bên kia hiện một kiểu, mà copy sang bên này lại hiện kiểu khác như những phần mềm ghi chú khác. Nên nếu bạn đang cần một công cụ ghi chú mà kết hợp trơn chu với bộ Office thì đây là một lựa chọn hàng đầu. Nhất là với ông em Edge thì Onenote như là một Extensive tích hợp vào hai chỗ. Một là khi bạn thấy chỗ nào hay quá, thông tin nào hữu ích quá trên mạng thì cắt một cái là vô Onenote ngay và luôn. Còn một là gần đây mới có, nằm ở mục Collections, giờ đây bạn cứ duyệt hết các chỉ mục và thông tin muốn tìm kiếm cho bài viết lẫn bài luận đi, cần nhớ chỗ nào thì ném vô phần Collections này. Xong xuôi thì chỉ với một nhấn toàn bộ chỗ đó sẽ sang Onenote cực kỳ ngon lành.

Tính năng ăn chơi đủ cả

Thích chèn ảnh, chèn video, chèn nhạc, chèn file, chèn bảng ư, có đủ hết. Dùng máy tính bảng không thích gõ phím thích viết tay vẽ bằng bút ư, ok được luôn. Thậm chí đến cả tính năng đọc chữ thành tiếng trên ảnh, đọc chữ hắn gõ vô cũng có luôn, tất nhiên là phải tiếng anh nhé, chứ tiếng việt thì Onenote chịu chết không thể phát được hoặc nếu có thì sẽ đọc từng ký tự nghe khá dị. Nhưng tính năng dịch thuật lại làm việc rất ổn áp, bạn gõ tiếng việt thích thì dịch sang tiếng anh tiếng pháp tiếng nga tiếng tàu, hoặc ngược lại đều ok hết. Còn mấy cái cơ bản như căn chỉnh cỡ chứ, màu mè với định dạng trang ghi chú thì chắc thôi không cần kể nữa, vì không có nữa thì phần mềm này đi nghỉ hưu đi là vừa.

Phân loại, gom nhóm và đánh Tag ổn

Tại sao hắn ghi là ổn mà không phải là tốt hay ngon? Vì ở mặt này thì thực sự là Onenote chỉ làm được ở mức ổn chứ chưa thực sự xuất sắc. Bạn có thể phân các trang ghi chú thành các Section, trong đó lại phân nhỏ tiếp thành từng trang, và mỗi trang có thể có thêm các trang con, trang cháu. Đầu tiên ở Section thì hắn chưa ưng ý ở đoạn là không thể tạo thêm Section con, thành ra sẽ có các chủ đề to tổ bố và không thể phân nhỏ để quản lý và nhét vào Section mẹ. Còn ở mục trang con thì phần hiển thị ảnh đại diện khá ngẫu nhiên, thường là ảnh đầu tiên và không thể thiết lập được. Hắn thường tắt luôn đi, vì những ảnh đó chỉ đúng ở trong nội dung còn chưa chuẩn với đẹp để làm ảnh đại diện. Còn về tag cũng tương tự, việc gắn tag khá là niêu khê nếu so với Keep lẫn Evernote, cũng như quản lý thêm thắt tag mang tính cá nhân không thực sự làm hắn hài lòng. Nói chung là để tag mà tìm kiếm khi cần thì đủ dùng nhưng để phát triển hơn như tổ chức và phân loại dữ liệu thì Onenote chưa làm tốt khâu này. Cái này chắc là đặc điểm cố hữu của các chương trình quản lý file của nhà cửa sổ, ai mà phải dùng File explorer có sẵn trong Windows thì sẽ hiểu điều này cực rõ. Không thế mà Total Commander hay FreeCommander lại làm mưa làm gió được, thậm chí đến cả ông em Files nửa mùa nạc mỡ trên Microsoft Store còn hay hơn.

Tìm kiếm hoạt động tốt

Như đã nói ở đoạn trên, thì khâu tìm kiếm của Onenote rất tốt, chính xác và trong chớp mắt. Hắn đánh giá cao điều này, vì khi bạn đã ghi chú nhiều đến một mức mà dùng mắt với trí nhớ không thể bao quát hết được thì công cụ tìm kiếm chính là cứu cánh khi muốn lấy dữ liệu ra. Gõ enter là ra kết quả, gồm hai mục, một mục là tìm kiếm trong nội dung và một mục là tìm kiếm theo tag đã gán từ trước.

Có sticky note rất hay, nhẹ và gọn

Trước đây thì sticky note nằm riêng và không được đồng bộ với Onenote, thì nay cả hai đã là một, bạn có thể thấy ngay ở ảnh minh hoạ ngay đầu. Hầu hết những note nhỏ bạn ghi chú nhanh đều nằm ở feed, và có thể chuyển hoặc copy sang sổ ghi chép chính một cách đơn giản. Nếu mà so sánh hơi bất công thì mảng này khá giống Keep về cả mặt trình bày lẫn giao diện, kém mỗi cái ở mục quản lý tag, lượng màu sắc với hình ảnh chèn vô thôi.

Có tận hai bản hai giao diện

Một là Onenote tích hợp sẵn ở Win 10 có giao diện giống ảnh ở đầu bài viết và một là bản đi kèm Office.

Hắn thì thuộc dạng người có mới nới cũ, xài tân nhớ cựu nên là dùng cả đôi 😌 Và nhận ra rằng mỗi cái lại có một ưu và nhược điểm riêng. Bản có sẵn thì giao diện mới mẻ, trẻ trung và đồng bộ nhanh như gió. Còn bản của Office thì giao diện cổ điển, đồng bộ hơi chậm, đôi khi phải chọn đồng bộ bằng cơm nhưng một số tính năng thì ưu việt hơn như quản lý tag, sắp xếp Section.

Điểm yếu của Onenote

• Không thể chia sẻ từng trang cho người khác để cùng ghi chú, chỉ có thể chia sẻ toàn bộ note. Mà cái đó thì thôi đi, ai lại đi cho người ta xem hết những gì mình ghi chú. Còn nếu không sẽ phải khổ hạnh kiểu mỗi một người mà bạn muốn chia sẻ thì tạo ra một quyển note riêng 😣 Cái này đúng là một điểm khá tệ của app nhà anh cửa sổ, nhất là trong thời đại làm việc ở nhà ở xa phổ biến như bây giờ.
• Ít màu sắc để chọn lựa cho Sticky note, với một kẻ thích màu mè như hắn thì đây cũng làm một điểm trừ.
• Tag chưa thực sự mạnh đã nói chi tiết ở mục trên.
• Giao diện hơi khô khan và mang tính văn phòng, thiếu công cụ sáng tạo như Milanote, thậm chí là Notion về mặt tuỳ biến.

Tổng kết

1. Một phần mềm rất đáng dùng để ghi chú
2. Tích hợp tốt với bộ công cụ văn phòng của nhà cửa sổ
3. Vẫn còn vài điểm yếu cần khắc phục